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mise à jour il y a 10 jours
Office Manager H/F
  • CDI
  • Réf: OM/SC/0621
  • Date de publication: 04/06/2021
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À propos de nous

Offrir un moment à vivre, n'est-ce pas le plus beau des cadeaux ?

Dans un monde où nous avons réalisé combien il est important de profiter de la vie, de partager des moments avec notre famille et nos amis, de revenir à l'essentiel...

Quoi de mieux que de vivre et de partager des moments et des expériences incroyables ? Offrir à quelqu'un la possibilité de vivre une expérience plutôt que d'offrir un cadeau matériel est probablement la plus belle manière de dire à ses proches qu'on les aime.
 
Chez Smartbox Group, toute notre énergie et notre créativité sont focalisées sur l'idée de proposer le plus beau cadeau à offrir et à recevoir.
 
En tant que pionnier et leader européen du secteur, nous entendons consolider notre position de cadeau d'expérience de référence, en offrant le meilleur choix et les meilleurs services, pour être sûrs que nos clients vivent une expérience inoubliable.

  • 6,5 millions de cadeaux d'expérience vendus en 2019 par Smartbox Group, pour un volume d'affaires de près de 500 millions d'euros.
  • Présence dans 11 pays : en France, au Royaume Uni, en Irlande, en Italie, en Espagne, en Belgique, en Suisse, aux Pays-Bas, au Danemark, en Suède et au Portugal, avec une position de n°1 dans la plupart d'entre eux.
  • 10 marques : Smartbox, Bongo, Buyagift, Cadeaubox, La Vida Es Bella, Dakotabox, Emozione3, Odisseias, Red Letter Days et Memories.
  • Un large choix d'expériences, couvrant les thématiques du Séjour (Séjour gourmand, Séjour bien-être...), de l'Aventure, du Bien-être et de la Gastronomie, ainsi que des coffrets multi-thématiques.
  • Près de 41 000 partenaires (hôtels, restaurants, instituts de bien-être, activités sportives...) à travers l'Europe.
  • Environ 800 collaborateurs en Europe.
Description du poste

Au sein de la Direction des Ressources Humaines et rattaché(e) à la Responsable RH, vous serez responsable de toutes les actions destinées à favoriser le bon fonctionnement de l'entreprise, du siège et des équipes (environ 100 collaborateurs).

 

Les missions :

 

  • Identifier les besoins des Directions et des collaborateurs et y apportez les solutions adaptées
  • Chercher à faciliter le quotidien de chacun et garantir, à tous, un cadre de vie unique, sympathique et fonctionnel
  • Coordonner le travail des prestataires en charge du bon fonctionnement des bureaux et du personnel en charge de la maintenance des locaux du siège social
  • Être garant de la sécurité dans les locaux et du bon état du parc automobile

Cela passe par des interventions qui se décomposent principalement comme suit :

 

  • Entreprise / Bâtiment :
    • Optimisation des coûts : sourcing, négociation et choix des nouveaux fournisseurs en fonction des besoins
    • Suivi des prestations contractuelles pour l'entretien du bâtiment (travaux, nettoyage, sécurité (télésurveillance), prévention incendie...)
    • Coordination et pilotage des déménagements internes
    • Veille et planification des contrôles règlementaires
    • Achat fournitures de bureau, mobilier
    • Gestion et mise en place de l'ouverture du nouveau RIE (communication, badge, suivi avec le gestionnaire...)
    • Organisation et préparation des évènements internes mais aussi des réunions et bien-être quotidien : plateaux repas, café, fruits, viennoiseries...
    • Gestion de l'équipe d'accueil (2 hôtesses externe) pour suivi tri du courrier, envoi et réception de colis, accueil visiteur...
    • Optimisation des salles de réunion, des archives et autres espaces de stockage
    • Gestion de la crise sanitaire COVID-19 (préparation des règles à mettre en place, achat des EPI et suivi des procédures à respecter pour la sécurité des salariés)

 

  • Gestion de la flotte automobile :
    • Pilotage et suivi de la flotte automobile en leasing pour 50 véhicules
    • Mission de renouvellement/restitution de véhicules supplémentaires
    • Pilotage et gestion des outils mis à disposition (carte de carburant, télépéage, géolocalisation...)
    • Gestion des amendes & désignation
    • Suivi des sinistres
    • Rédaction et mise en place des procédures d'information, sécurité...

 

  • Voyages d'affaires :
    • Création et gestion des profils utilisateurs pour réserver les déplacements professionnels (logiciel Egencia)
    • Approbation et suivi des cas particuliers
    • Gestion du fournisseur

 

 

 

  • Gestion administrative RH :
    • Assurer le suivi administratif et les inscriptions en formation
    • Suivi et gestion des factures
    • Collaboration sur les différents sujets RH en fonction des besoins

 

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum vous justifiez d'une première expérience réussie dans ce domaine et idéalement comme Office Manager.

Vous êtes proactif(ve) et astucieux(se), ayant le sens des responsabilités et du service au client.

Votre polyvalence, rigueur et sens de l'organisation sont autant d'atouts pour réussir dans ce poste.

Votre aisance relationnelle, adaptabilité, discrétion et intelligence de situation sont des atouts pour réussir dans cette fonction.

Vous travaillez en toute autonomie et justifiez d'un excellent niveau de communication (oral et écrit).

La maitrise des outils bureautiques (pack Office...) et de l'anglais sont indispensables.

Le poste est proposé en CDI à temps plein sur le site de Levallois.

Aucune offre d'emploi ? Soyez spontané(e) !

Smartbox est toujours à la recherche de personnes talentueuses, n'hésitez pas à postuler !

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